25个PPT绝招]帮你节省大量时间

现代都市人，你没有时间追逐自己的梦想，你没有时间锻炼自己的身体，你更没有时间让自己有条理……

如果，每天多一个小时，你会用来做什么？

好吧，现在就是制造更多时间的时间啦。利用下面这些方法之一或它们的组合，你可以每天为自己挤出一个或几个小时。请找到适合自己的方法（它们不一定适用于每个人的），然后“制造”出你的时间

为了确保你最大限度地利用好“制造”出的时间，把它标在你的日历上，用它来做你非常非常想做的事情，比如实现一个目标，写一本书，开创一个企业，锻炼身体，阅读，或任何你想做的事情。千万别糟蹋了这些时间。

1、为活动做好预约

不管某个活动是为锻炼还是要实现其他的目标，你把它预约在你刚下班之时（比如五点半）。这个方法很棒，特别是当你必须去见其他人的时候，例如集训队员，你的小组，你的团队，教练，或其他伙伴时。你必须确保准时赴约，也就是说你不可能在工作上磨蹭很久，你就必须准时完成所有工作任务，然后准时离开公司。这个办法让你的下午时间特别有效率。 

2、早起

当然我前面写过类似的文章，我通过早起一点挤出了时间以实现我的目标。例如锻炼，写作，阅读等，我都是早晨做这些事情，这样就不会影响我的家庭生活时间。早起工作对我和其他很多人都很有效，只是因为早晨我很少会分心或受到干扰。

3、关掉电话

你不需要整天关着电话，但是你必须有一些整块儿的不会被中断的时间，这样你才可以集中精力在你的重要任务上。这个办法会让你事半功倍，没有原则地接听电话往往会吃掉你一天中的多数时间。

4、少查邮件

这个方法不适用于所有人。但是，如果你能每天只查一到两次邮件，你可以避免浪费很多时间。查邮件太花时间了。

5、自备午餐

很多我认识的人吃中饭要花一到两个小时。一个放松的午餐当然是好事情。而假如你把午餐带到公司吃，你可以吃快些，而且挤出了时间可以：1）实现你的目标；2）尽早完成工作然后早点离开公司。而且自备午餐非常省钱。（译者：从省钱的角度，我同意，上海写字楼周边吃饭太贵了。从利用时间的角度，我不完全同意，午餐也是你和同事交流的时间，不要总是自己一个人落单。）

6、搞清你的关键工作

什么是你一天必须要做的事情？我是说，那些你不干就要丢饭碗的事情。如果你真的想过这个问题，很多你的日常工作（例如前面说到的接电话，收邮件等等）根本没必要每天做。有些事情没必要做得这么频繁，有些事情碰都不需要碰。如果你能够集中精力在你的关键工作上，你可以事半功倍地完成工作。

7、取消几个会议

请回想你前面参加过的4到5个会议。有几个真正有价值的？有几个是你必须出席的？依据你的工作性质，你可以恳求不出席不必要的会议，或者，如果你有权力的话干脆取消这些会议，而通过一到两封邮件实现本想通过会议实现的目标。每取消一个会议，你会“制造”出半小时到一小时的时间。

8、委派任务

不是每个人都可以这么做。如果你可以分些你任务给更合适的人，你会“制造”出时间。做你真正需要做的事情，或者考虑一下，是不是这些事情也可以委派出去

9、整合琐事

如果有些差事是整个一星期不停地需要做的，你会花很多精力在上面的。相反地，试试把这些差事集中在一天当中完成，并且为之安排一个高效的流程。大多数人通过这个办法至少可以每周省出一小时来。（译者：我有一个例子，比如缴纳公共事业费，其实完全可以收齐了所有账单一个月缴一次，而不是每收到一个就缴一个。当然如果你把它们和银行账户挂钩，那就更省心了。）

10、要事第一

你今天必须要做的事情是什么？立刻完成它，或者至少先完成它。一旦你把今天最重要的事情做完了，其他的时间都是你额外“造”出来的。

11、为你的任务表减肥

一旦确定了你的关键任务和你今日的“要事”，你可以重新审查你的任务列表，削减它们，保证每个条目都是绝对必要的。把不紧要的条目放在“某日/可能”列表中，删掉没必要的条目，委派掉不必自己做的条目。维护你的“绝对必要”任务列表，这样会避免浪费任何时间。

12、说“不”

“时间浪费大王”之一就是别人的需求。我们整天都收到这样的需求，别人面对面提出的，通过邮件发来的，通过电话提出的，通过文件提出的。会议，任务分配，信息索取，委员会或团队加入请求…这些都是会吃掉你时间的需求。对那些不是“绝对必要”的需求说 “不”。（译者：这个办法对中国人而言，是最难实施的。但也是实施了之后最有效的，当然具体怎么说“不”，对谁说“不”，什么时间说“不”就是门艺术了。）

13、抓住要点

我本人是很喜欢悠闲的谈话的。但是，如果你希望为自己的目标挤出时间，你必须削减那些不必要的漫谈，特别是当对方只是你的工作伙伴而非密友时。无论是面对面还是在电话里，你必须尽可能避免闲谈，同时立刻搞清楚要点，如果对方不着边际，你可以礼貌地问你有什么可以为他/她做的。

14、少看电视

很多人一天看几个小时的电视。如果你少看电视，你可以很轻松地每天“造”出一小时。或者你可以只看你最喜欢的节目。不要不停地换频道。（译者：哈，这个我做的很好，很早以来就只看下载的东西了，记忆中最后一次看电视也是看探索频道的一个很好的纪录片。）

15、减少在线阅读

如果你像我一样，你可能会每天花几个钟头在线阅读。你可以限制你的在线阅读，集中精力在你的关键任务上。（译者：我已经这么做了，一天最多看3次RSS新闻，有些更新缓慢的站点我一周看一次。）

16、不要煲电话粥

电话粥会吃掉你很多时间。在电话里搞清你要做的事情立刻办掉它。如果是别人打给你，请他/她立刻切入正题，你一旦搞好你的工作就和对方敲定它。告诉他们你必须结束通话，因为你有别的事情要做。（译者：这个和第十三点有点重了。）

17、避免使用即时通讯工具，QQ和其他类似的东西

我不想说它们没用处，但是如果你总开着它们，并且你总是在线，你就任人摆布了。而你可以只在必要的时候在线，或者根本不上线。

18、搜索，而不是归档

我过去常常花很多的时间归档，我用有条不紊的目录把文件和邮件都整理得漂漂亮亮的。我每天都要花时间这么做。现在，我只是把所有的东西都直接存档，需要找文件或者邮件的时候，我搜索就是了。有Mac上的Quicksilver，找什么文件都只需要敲几个键而已。有Gmail，随时可以找到任何一个邮件。

19-早些离开公司

如果你正在使用上述省时的办法，你应该能够早些完成你的重要的任务。如果是这样，不要用省出来的时间做更多的工作…早点走！当然你可能要和你老板谈这个问题，很多人有灵活的上班时间，而很多老板只在乎你有没有做完你的工作。假如你可以管理自己的时间，把下班时间定得早些，这样你可以确保你准时完成工作。（译者：关于这一条，请谨慎考虑。我的想法是不必早退，你可以利用这些时间低调地自学些东东。不过确实不用做更多的工作，多做工作会搞得你越来越忙，越来越无法早些下班。）

20-让孩子帮忙

如果你有孩子的话，由孩子完成家里的清洁工作或者其他任务会让你节省大量的时间。刚开始的时候要花些时间，因为你必须教他们怎么做事情。当他们一旦学会了，这个办法会让你挤出很多的时间。我的孩子能帮忙清理房间，为我节省出了2/3的时间。当然，他们最开始的时候也搞砸了很多事情

21-教教别人

有没有一些文档是别人提交给你，而你每次都要编辑或调整格式？去教教别人怎样才能做出你不需要改的东西。（也许可以通过一个常见问题列表，或者一次手把手的传授）有没有一些别人常犯的错误而由你去弥补的？有没有一些事情你不得不自己做，只是因为别人不知道怎么做？教教他们，这样会为你节省大量的时间。开始会花些时间，而后来的回报会是相当大的。

22-自动化

如果别人总要提交给你材料，或者你总有很多的“例行”公事。找到办法自动化这些“例行”公事。眼下正是技术创造奇迹的时候。

23、对自己说“我受够了”

有时你会承受不了那么多信息和任务。但是，如果你今天一封信都不回，一条RSS新闻都不看，或者任务列表的事情一件都不做，会发生什么？如果没有什么严重的事情发生，考虑一下停止那些不必要的信息和任务。

24、早点开始工作

如果你早点进公司，在每个人都到了之前开始工作，你不会经常被打断或分心。你会为你在6点到8点间完成的工作而感到惊讶。我在办公室的时候就是这么做的，而且因为我自备午餐而不是出去吃饭，我能在下午两点就离开公司，回家陪孩子玩。

25、授权给别人

如果你不得不批准请求或做出决策，你可能会成为一个瓶颈。如果事情不得不经过你才能处理，它们会进展很慢。而授权给别人做决定-并且提供清晰的指令，比如关于什么情况下做什么决定，比如说明授权有哪些限制。这样就会去掉一个瓶颈，并且为你“制造”出时间，避免你做大量的决策。你只需要在必要的时候监控这些别人做出的决策就可以了。