PPT演示稿的两类误用情况

第一类是：不需要PPT却非要用；第二类是：用PPT代替WORD用。这两个问题非常重要，所以必须澄清。

关于第一个问题，有个非常经典的笑话，说有一个销售人员在向一些客户介绍产品，当讲到一少半的时间，有客户打断问：“请问购买程序是怎样的？”销售人员说回答：“请稍等我后面会讲到。”又过了一会儿，那个客户再次打断他：“请问我想买该找谁？”销售人员回答：“好的，请等我做完演示，最后我会把联系人告诉大家。”这时候，在一旁的销售经理看不下去了，他对大家说：“请准备购买的客户跟我到这边来办理。”于是，几个客户站了起来，跟随销售经理一起去办手续。这个故事是想说明，用PPT做产品演示、销售推广，不过是手段，如果已经达成目的，就没有必要继续在手段上纠缠，而是该立刻行动才对。

第二个情况与我昨天培训中遇到的情况有关。这些学员来自同一家单位，他们经常需要向客户提交项目建议书，这些项目建议书都是PPT演示稿的形式，可能会讲解，也可能不需要。这种做法即是对PPT的误用，微软开发出不同的办公软件，最常用的三剑客“WORD、PPT、EXCEL”功能功用各不相同、各有专长。PPT的全称是PowerPoint，其字面意思是“使要点更有力量”，有让重点突出的含义。微软给PPT起的中文名称是“演示文稿”（也可以叫做“幻灯片演示文稿”），它的作用就是在做PRESENTATION（演示、演说、演讲、展示、呈现等）时使用，是帮助演讲者提升视觉表达效果的工具。因此，拿PPT当WORD用，实在是非常不当的做法。 

倒不是说PPT不可以当WORD使，而是说因此导致的幻灯片演示失败，实在是将错就错而一错再错结果，太过可惜。试着打这样一个比方，你经常用车（PPT）、船（WORD）运送货物（传递的各种信息），对你而言，可能很多情况下车或船都能到达目的地，你也习惯了总是使用车做装载运输，但如果有一天，你在途中得知，目的地只需要通常是车上装载的货物（PowerPoint特质的信息，而不是WORD长篇大论的信息），你会发现，自己已经陷于一个非常被动的境地。

而在现实的商务演示的活动中，“WORD搬家”即是类似的错误重现。做为视觉认知沟通工具，在商务演示环境中，对于每一屏投放在莹幕上的内容，都有其特定的规则要求，大段文字的重复照搬，绝对是非常不明智、非常失败的做法。而正确的做法则是执行“KISS”原则，即每一屏只表达一个核心意思，只留关键词，去掉修饰性的形容词副词，去掉多余的标点符号，只要关键词组合成短句子，要只留一行不要回行，等等。

此外，涉法把文字表述的概念转化为图形表达，这个或许有一定难度，却是非常有意义，也最有意思，以后有机会再写。